Pemkot Yogya Mulai Audit Arsip, Fokus pada Transformasi Digital
- Istimewa
YOGYAKARTA, VIVA Jogja - Pemerintah Kota Yogyakarta resmi memulai rangkaian pengawasan internal kearsipan tahun 2026 dengan target utama mendorong transformasi arsip digital. Langkah ini ditandai melalui kegiatan sosialisasi dan entry meeting rencana audit yang digelar di Gondokusuman, Kamis (12/02/2026), sekaligus menjadi bagian dari program Corpu Series Srawung ASN sebagai ruang pembelajaran bagi aparatur sipil negara.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Yogyakarta, Afia Rosdiana, menegaskan bahwa pengelolaan arsip tidak cukup berhenti pada kerapian saat dicari, melainkan harus tertib sejak proses penciptaan hingga pemusnahan. Tahun ini, instrumen pengawasan diarahkan pada sistem arsip digital, khususnya penggunaan aplikasi Srikandi yang menjadi kebijakan nasional dari ANRI dan Kementerian Komunikasi dan Digital. “Srikandi memungkinkan seluruh proses arsip dilakukan secara digital, mulai dari penciptaan hingga penyusutan. Itulah yang akan menjadi fokus penilaian pengawasan tahun ini,” jelasnya.
Afia mengakui masih ada kendala teknis, seperti akses lambat karena aplikasi digunakan secara nasional. Namun, keunggulan Srikandi dinilai jauh lebih besar, terutama dengan dukungan tanda tangan elektronik berbasis BSrE yang mampu mengelola 33 tata naskah dinas. Ia juga mengingatkan bahwa selama ini penggunaan e-Office baru sebatas penciptaan dan distribusi surat, sementara aspek penyusutan arsip digital belum tertata. “Surat-surat sejak 2015 sampai 2024 harus dimusnahkan sesuai ketentuan. Itu bagian dari tertib arsip,” tegasnya.
Dalam sesi berbagi pengalaman, Afia menekankan bahwa arsip bukan sekadar dokumen yang disimpan untuk kebutuhan hukum, melainkan proses berkesinambungan dari awal hingga akhir. Ia bahkan mengilustrasikan dengan cerita sederhana tentang surat cinta masa sekolah yang tetap harus melalui tahapan penciptaan, distribusi, penyimpanan, hingga pemusnahan. “Arsip itu proses, bukan hanya benda yang dicari ketika ada masalah,” ujarnya.
Arsiparis Ahli Madya DPK Kota Yogyakarta, Tri Umi Setyawati, menambahkan bahwa pengawasan internal bertujuan menguji kepatuhan perangkat daerah terhadap regulasi kearsipan. Dasar hukum yang digunakan antara lain UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, PP Nomor 28 Tahun 2012, serta Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019. Fokus pengawasan periode 2025–2029 diarahkan pada terwujudnya transformasi digital dengan indikator meningkatnya tertib arsip dan pemanfaatan arsip berbasis teknologi.
